Ett RS – samlingspunktet for Redningsselskapet

Da både ansatte og frivillige måtte ha hjemmekontor ble intranettet samlingspunktet for Redningsselskapet. Ett RS har både blitt en viktig informasjonskanal og en sosial arena.

Vi har tatt en prat med Eirin Heddeland, kommunikasjonsrådgiver og redaktør for ett.rs.no 

Allerede i 2016 laget vi i Dekode et intranett til Redningsselskapet – ett.rs.no. Intranettet er laget på vår Nisje-løsning der medlemmer og ansatte får egne brukernavn og passord, for å  logge seg inn på plattformen.

Det var først da pandemien gjorde alle isolerte at Redningsselskapet virkelig forstod mulighetene som lå i et slikt intranett, og valgte å satse på en ny, sterk internkommunikasjon. 

Prioriterer internkommunikasjon

– I Redningsselskapet har vi en sprikende målgruppe med operativt frivillige, landansatte og sjøansatte. Felles for dem var at alle trengte et sted å samles digitalt, når de de fysiske møtepunktene ble borte og et sted å finne informasjon. 

Det forteller Eirin  Heddeland, kommunikasjonsrådgiver i Redningsselskapet og redaktør for ett.rs.no. Hun ble ansatt som redaktør for Ett RS i mai 2020 og har siden da jobbet aktivt med å lage intranettet til en felles plattform for alle i Redningsselskapet.   

Eirin har vært opptatt av å ha faste dager for møter og publisering slik at folk vet når de kan forvente å finne oppdateringer. 

– Nå prøver vi å ha en struktur på hva vi legger ut. For eksempel legger jeg ut en beredskapsbrief hver mandag, og den forventer folk at kommer hver mandag. Da går folk aktivt inn for å finne den. Det samme gjelder RS-praten. 

Et intranett med tre målgrupper

– Vi lagrer også all informasjon og dokumentasjon som ansatte og frivillige kan trenge i RS-biblioteket inne på intranettet. Dette kan for eksempel være powerpoint maler, profilelementer, skjemaer for utbetalinger, utlegge etc. At folk enkelt og greit kan finne frem til dette selv, sparer oss for mye arbeid. 

– Det har vært litt utfordrende å snakke til alle målgruppene på ett og samme sted, legger Eirin til, men forteller videre at de nå skal segmentere intranettet slik at brukerne kan sorteres i de tre gruppene. 

På den måten vil brukerne bli møtt med én av tre ulike forsider når de kommer inn på intranettet, alt etter hvilken gruppe de hører til. Eirin kan også ha en målrettet kommunikasjon med brukerne, slik at hun feks kun sender opplæringsvideoer til frivillige, og ikke til de ansatte. 

Jevn økning 

Ett RS har i dag litt over 1403 registrerte brukere, hvorav 829 har vært aktive de siste 14 dagene. 

– Det har vært en jevn økning i aktivitet siden mai, forteller Eirin. – Nå trekker våre medlemmer og ansatte inn på Ett RS i mye større grad enn før. Når vi i januar lanserer bokmerke-versjonen av Ett RS (som fungerer på samme måte som en app) håper vi det vil bli enda mer aktivitet. 

Eirin peker på at spesielt de som jobber på skøyter og sitter i båt hver dag sjeldent har tilgang på PC. – De har mye tid ombord i redningsskøyta og lite på kontor, så for dem er en mobilapplikasjon svært viktig for å bruke Ett RS. Det vil forhåpentligvis generer flere og mer aktive brukere. 

Ett RS – ett samlingspunkt 

I annerledesåret 2020 har Ett RS hatt en viktig rolle for Redningsselskapet. 

– Det har vært mange som har blitt nyansatt i år. Selv ble jeg ansatt i januar, så jeg fikk to måneder på felles kontor før det ble hjemmekontor, forteller Eirin. 

– Men de andre som har startet etter lockdown sier at det betyr ekstra mye for dem med RS-praten på intranettet. På den måten blir de kjent med de andre i organisasjonen, selv om de ikke treffes fysisk. 

Eirin mener at det sosiale og kollegiale man får gjennom chat, grupper og en felles digital arena gir medlemmer og ansatte mer enn man tror. 

– Det tar litt tid å bygge en slik intranett struktur, men det har vist seg å være veldig viktig. Særlig når man kanskje føler på ensomhet på hjemmekontor.